從接到來客通知后，接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環(huán)節(jié)，一般應從下面幾個方面來準備：
１了解客人基本情況
接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然后將上述情況及時向主管人員匯報，并通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。
２確定迎送規(guī)格
按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
３布置接待環(huán)境
良好的環(huán)境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯(lián)絡之用。室內(nèi)應適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位的宣傳材料，供客人翻閱。
４做好迎客安排
與行政或公交部門聯(lián)系，按時安排迎客車輛；預先為客人準備好客房及膳食；若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎× × × 先生（女士）”以及本單位的名稱；若有需要，還可準備鮮花等。