邀請函是公務(wù)禮儀書信的一種。在個(gè)人社會交往中, 一般叫請柬或請?zhí)?。邀請函的篇幅不長, 寫法相對簡單一些。
什么是邀請函?
因公務(wù)發(fā)出邀請的函件, 就是邀請函。它是為鄭重邀請有關(guān)人員參加重大會議、重要儀典及紀(jì)念性活動而發(fā)出的書面通知。又稱邀請書、邀請信。
邀請函是一種禮儀性函件。屬于公務(wù)文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請對象參加有關(guān)活動事宜。
邀請函使用的情形大致有:
邀請參加會議及儀典, 如一些紀(jì)念性慶祝大會、典禮、儀式等。
邀請參加大型文體活動, 如運(yùn)動會、文藝晚會、聯(lián)歡會等。
邀請參加各類學(xué)術(shù)性、專業(yè)性會議, 如學(xué)術(shù)研討會、座談會、論證會、鑒定會等。
邀請參加商務(wù)性、業(yè)務(wù)性會議, 如商務(wù)洽談會、產(chǎn)品展銷會、訂貨會、展覽會等。
邀請參加各類社交性活動, 如宴會、酒會、茶話會等。
邀請函通常用來邀請上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位及外來嘉賓。本單位則用通知的形式行文。
禮遇較高的邀請, 則用印制精美的標(biāo)準(zhǔn)請柬, 以示禮貌和莊重。單位系統(tǒng)內(nèi)部有時(shí)為了表示尊重, 也可以自行印制較為簡單的請柬。
怎樣寫邀請函?
邀請函的結(jié)構(gòu)寫法類似公函。包括標(biāo)題、稱謂、正文、敬語及落款幾個(gè)部分。
標(biāo)題。一般只寫“ 邀請函”, 字號比通常標(biāo)題要略大一些。有時(shí)也可以加“事由”, 如“關(guān)于參加中華民族凝聚力研討會的邀請函”。
稱謂。是對邀請對象的稱呼, 寫明對方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時(shí)還可以加上“ 尊敬的”之類定語。
正文。邀請函的主體, 寫明邀請的主要內(nèi)容,包括參加或活動的時(shí)間、地點(diǎn)及簡單提示。有較為詳細(xì)出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請函寫得過長。
敬語。末尾用“敬請光臨”、“敬請光臨指導(dǎo)”、“請屆時(shí)出席” 之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。落款。落款寫明發(fā)文單位及時(shí)間。正式邀請函要加蓋公章, 以示莊重。
邀請函例析
常見的邀請函比較簡短。下面是一篇邀請參加活動的例文:
　　　　　　　　　邀請函
×××局長:
　　200８ 年×月× 日上午9 時(shí)30 分在深圳機(jī)場進(jìn)
行200８ 年度深圳市民用機(jī)場應(yīng)急救援綜合演練,
請您光臨指導(dǎo)。( 上午9 點(diǎn)以前在一號航站二樓貴
賓廳集合)
　　　　　　　　　　　深圳市交通局民航管理處
　　　　　　　　　　　　200８ 年× 月×日
這是一篇簡短的邀請函, 標(biāo)題、稱謂、正文及落款寫法都較為規(guī)范。正文后面附簡單說明。其中“9點(diǎn)以前” 可以改為“9 時(shí)× 分集中”。
下面是一篇邀請參加會議的例文:
“深圳爭當(dāng)建設(shè)有中國特色社會主義示范地區(qū)研討會” 邀請函
×××同志:
　　去年11 月, 江澤民總書記在深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)成
立20 周年大會上發(fā)表了重要講話, 要求深圳等經(jīng)
濟(jì)特區(qū)“繼續(xù)爭當(dāng)建設(shè)有中國特色社會主義的示
范地區(qū)”。為深入貫徹落實(shí)江總書記這一重要講話
和“七一”重要講話精神, 根據(jù)廣東省委的指示,
深圳市委成立了“ 深圳建設(shè)有中國特色社會主義
示范地區(qū)實(shí)施綱要” 課題調(diào)研組, 在中國社會科
學(xué)院的大力支持和幫助下, 現(xiàn)已形成《實(shí)施綱要》
的初稿。中國社會科學(xué)院和深圳市委、市政府定
于9 月中旬在深圳聯(lián)合召開“ 深圳爭當(dāng)建設(shè)有中
國特色社會主義的示范地區(qū)研討會”, 邀請全國知
名專家對《實(shí)施綱要》進(jìn)行研討和論證。在此,
誠懇邀請您作為會議正式代表參加會議, 提供寶
貴意見( 研討會具體時(shí)間及相關(guān)事項(xiàng)另行函告)。
　　能否參加會議, 請及時(shí)函復(fù)為感。
　　聯(lián)系人: ××× 電話: ( 略) 傳真: ( 略)
　　附: 《深圳建設(shè)有中國特色社會主義示范地區(qū)
實(shí)施綱要》( 初稿)
　　　　　　　　　　　　中共深圳市委
　　　　　　　　　　　　深圳市人民政府
　　　　　　　　　　　　200８ 年×月×日

這是一篇較為典型的參加會議的邀請函。標(biāo)題由會議名稱和“邀請函” 構(gòu)成。正文較為詳細(xì)地介紹了研討會的由來和背景, 使受邀請者明確與會目的。末尾提出函復(fù)要求, 并注明聯(lián)系方法。常見的會議邀請函寫得更加簡要些, 正文寫清會議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及赴會要求就可以了。