照會(huì)－diplomatic note

照會(huì)是指國際間交往的書信形式，是對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。照會(huì)的使用及其內(nèi)容體現(xiàn)國家的立場，涉及國家關(guān)系，必須慎重對待。即使是一件純屬事務(wù)性的照會(huì)，如果格式、行文不符合常規(guī)，也可能會(huì)引起收件人誤解，產(chǎn)生不良后果。另一方面，照會(huì)處理要及時(shí)，簽收或拒收、答復(fù)或不予置理、及時(shí)辦理或拖延，都是一種政治態(tài)度。一般情況下，除了某些純屬周知性照會(huì)，均應(yīng)以相應(yīng)的方式答復(fù)、答謝對方。

照會(huì)的種類

照會(huì)分為正式照會(huì)和普通照會(huì)兩種。正式照會(huì)是由國家元首、政府首腦、外交部長、大使代辦簽發(fā)，行文用第一人稱，一般不加蓋機(jī)關(guān)印章。應(yīng)用于國家間重要通知、交涉。如國家元首任命大使，外長寫給外長的代辦介紹信，大使寫給大使的信件等。普通照會(huì)是由外交部及外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，加蓋機(jī)關(guān)印章，一般不需簽名。應(yīng)用于外交代表機(jī)關(guān)之間的行政性、事務(wù)性通知，交際往來等，例如通知大使、外交官到任或離任，節(jié)日期間使館放假等。

需要說明的是，上述兩種照會(huì)都是外交機(jī)關(guān)使用的，其他單位或個(gè)人不要使用它。

照會(huì)的人稱

正式照會(huì)的發(fā)文及受文者是人對人，發(fā)文者應(yīng)以單數(shù)第一人稱，即“我”稱呼自己，一般不用復(fù)數(shù)第一人稱“我們”；受文者應(yīng)為“你或您”，尊稱為“閣下”、“陛下”或“先生”。正式照會(huì)講究身份對等，如元首對元首、總理對總理、外長對外長。不過，大使作為國家的全權(quán)代表，可以向外長、總理甚至元首發(fā)照會(huì)，代辦發(fā)文對象最高至外長。

普通照會(huì)的發(fā)文者及受文者均是機(jī)關(guān)，稱呼自己和受文者均用第三人稱，即××機(jī)關(guān)對××機(jī)關(guān)。不可在行文中出現(xiàn)“我們”、“你們”、“貴方”、“貴館”等詞匯。另外在行文中第一次出現(xiàn)己方、對方稱呼以及行文中所涉及到的機(jī)關(guān)、人物等，均應(yīng)使用全稱，如中華人民共和國外交部、美利堅(jiān)合眾國駐中華人民共和國大使館等，第二次及以后再出現(xiàn)時(shí)可簡化為“外交部”、“大使館”等。

照會(huì)的套語

照會(huì)有一套固定的敬語和客套用語，這在其他文書中是見不到的。如普通照會(huì)開頭必須為“×××（機(jī)關(guān)）向×××（機(jī)關(guān)）致意”，這項(xiàng)敬語不能用在非外交機(jī)關(guān)及個(gè)人函件中去。照會(huì)結(jié)尾的致敬語使用要與雙方地位、關(guān)系和場合適應(yīng)，如大使館致代辦處的照會(huì)，一般用“順致敬意”或“順致崇高敬意”；而大使館給外交部的照會(huì)，則常用“順致最崇高敬意”。另外，即使照會(huì)內(nèi)容是向?qū)Ψ奖硎静粷M或抗議，“致意”、“敬意”這套套語也是不可缺少的。

正式照會(huì)開頭不必寫“致意”，但結(jié)尾的“順致最崇高敬意”不可或缺。另外落款要親自簽名，還要印上自己的職務(wù)全稱。英國等西方國家，常常在簽名前加上“您忠誠的”或“您忠誠的仆人”等。結(jié)尾的敬語要另起一行，獨(dú)立成段，作為結(jié)束語，但不能自成一頁。

照會(huì)的譯文

照會(huì)一般以本國文字為正本，但是為了使受照人能夠及時(shí)了解文件的內(nèi)容，常常需要附上受照國文字或國際通用文字的譯文。這種譯文有時(shí)會(huì)注明“非正式譯文”字樣，意思是說應(yīng)以照會(huì)正本為準(zhǔn)，翻譯可能不夠準(zhǔn)確，僅供參考。

其他

對外函件是一種應(yīng)用范圍更為廣泛的對外文書，國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門、社會(huì)各機(jī)構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員、機(jī)構(gòu)的書信，均可采用這種形式。視內(nèi)容重要程度，分為正式函件和便函。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交代表之間的函件，又稱外交函件。

備忘錄是一種非正式的外交文書，用于說明事實(shí)、立場、法律細(xì)節(jié)，或重申談話內(nèi)容。無客套話和致敬語，只敘述事實(shí)或陳述、駁復(fù)對方觀點(diǎn)，可預(yù)先寫好，或在談話后將其要點(diǎn)用備忘錄形式送交對方，也可作為照會(huì)的附件。

電報(bào)多用于祝賀、吊唁、慰問及其他事務(wù)性聯(lián)系。抬頭應(yīng)寫明受電人國名、地名、職銜、姓名并冠以尊稱以及發(fā)電人的職銜、姓名或機(jī)構(gòu)，均要使用全稱。